Een goed werkende ICT omgeving is van groot belang om de dagelijkse processen van een bedrijf soepel te laten verlopen en vooruitgang te boeken. Als dit wegvalt of verbindingen zijn onstabiel, dan heeft dit een negatieve invloed op de productiviteit. Het succes van je bedrijf hangt in zekere mate af van een efficiënte en betrouwbare ICT werkomgeving, anno 2023 geldt dit voor veel bedrijven.

Probleem: Wegvallende verbindingen en telefoongesprekken

Dat was ook het geval bij een van onze klanten. Zij hadden te maken met wegvallende verbindingen naar hun remote desktop werkplekken (private cloud) en soms haperende en wegvallende telefoongesprekken.  Deze problemen veroorzaakten hinder in de dagelijkse werkzaamheden en dat leidde weer tot vertraging, frustratie en een verstoring van het bedrijfsproces.

Om de aard van het probleem van deze klant te achterhalen, hebben we de lokale ICT omgeving eerst grondig onderzocht. Op de locatie van het bedrijf inspecteerden we diverse apparaten en de logboeken die automatisch door de systemen zijn geregistreerd. Tijdens dit onderzoek ontdekten we dat het bedrijf gebruik maakt van netwerkapparatuur van verschillende leveranciers (zoals Cisco, HP, TP-Link en Netgear). Bovendien waren er zowel beheerde (managed) als niet-beheerde (non-managed) switches in het netwerk aanwezig en switches van diverse snelheden (10/100 & Gigabit).

Oplossing: Een eenvoudig en overzichtelijk netwerkstructuur

Op basis van onze bevindingen stelden we de klant voor om het netwerk te vernieuwen en te optimaliseren. Het voorstel was om naar netwerk apparatuur van één merk over te stappen, in dit geval HP. Ook hebben we het gehele netwerk naar een Gigabit netwerk gehaald, een sneller alternatief met hogere capaciteit.

Hiervoor installeerden we beheerde switches, zodat de klant de mogelijkheid heeft om het netwerk gelaagd op te bouwen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een apart netwerk voor data en een apart netwerk voor telefonie. Ook zijn alle kleine bureau switches verwijderd en gaan de verbindingen voortaan vanuit de centrale kast naar één werkplek. Er zijn – tegen een kleine investering extra – korte kabels aangeschaft om een overzichtelijkere netwerkkast te creëren. Daarnaast hebben we de netwerkaansluiting van de pc achter de telefoontoestellen aangesloten, zodat het netwerkverkeer voor telefoongesprekken prioriteit krijgt.

Om de kosten voor de klant te beperken, is het werk volledig uitgevoerd met refurbished apparatuur van HP. Een kosteneffectieve oplossing die geen concessies doet aan de kwaliteit en prestaties.

Resultaat: Efficiënter werken door continuïteit in de bedrijfsprocessen

Het vervangen en optimaliseren van het netwerk zorgt voor een stabiele en snelle werkomgeving. Al na twee weken merkte de klant een aanzienlijk verschil. De verbindingen naar externe computers vallen niet meer weg en de telefoongesprekken verlopen soepel.

Het bedrijf werkt nu zonder onderbrekingen en communicatieproblemen, wat de productiviteit en klanttevredenheid ten goede komt. Bovendien biedt de geoptimaliseerde lokale ICT omgeving ook de mogelijkheid om het netwerk nauwlettend te (laten) monitoren. Door de inzichten in de prestaties is het bedrijf in staat om problemen proactief aan te pakken om zo de continuïteit ook te waarborgen. En dat resulteert uiteindelijk weer in meer focus op de groei en ontwikkeling van de core business.

Goedwerkende ICT werkomgeving voor een soepele en efficiënte bedrijfsvoering
Ongeplande uitval heeft, of je nu sterk afhankelijk bent van ICT of niet, altijd vervelende gevolgen. Het is dus van belang om prestaties van systemen, netwerken en applicaties te monitoren. Wat is monitoring eigenlijk? Tijdens het monitoren bewaken we verschillende aspecten van de ICT infrastructuur. Hierdoor spoor je mogelijke problemen op voordat ze tot (ernstige) storingen leiden.

In deze blogpost bespreken we de vijf belangrijkste redenen om je ICT werkomgeving goed te (laten) monitoren.

1. Beperk ongeplande uitval tot een minimum (downtime)

Downtime – ofwel een stilstand – in je bedrijfsproces leidt meestal tot verlies. Verlies in tijd of omzet en mogelijk leidt de situatie ook tot reputatieschade omdat de klant ontevreden is over de beschikbaarheid van jouw diensten. Door systemen en applicaties doorlopend te monitoren, beperk je het aantal kritieke problemen die leiden tot storingen. Proactief in plaats van reactief handelen dus.

2. Verminder beveiligingsrisico’s

Het beschermen van belangrijke bedrijfsgegevens en het waarborgen van de privacy van jouw klanten is ontzettend belangrijk. Monitoring helpt bij het preventief uitvoeren van onderhoud. Tijdens deze controle komen er mogelijk kwetsbaarheden naar boven. Denk aan niet geïnstalleerde beveiligingsupdates of de laatste virusscanner definities. Zorg er dus voor dat je direct preventieve maatregelen neemt voordat kwaadwillende mensen misbruik maken van de situatie en er serieuze probleem ontstaan.

3. Verbeter prestaties en efficiëntie

Als internet, computers en software traag zijn, heeft dit een negatieve invloed op de productiviteit van medewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening aan klanten. Door toezicht te houden op je ICT werkomgeving, identificeer je slecht presterende systemen en processen weet je op welke plek optimalisatie nodig is. Het gevolg is dat je als organisatie veel efficiënter werkt en dat je de levensduur van hardware verlengt.

4. Beperk de kans op gegevensverlies

Dataverlies is een serieus probleem voor een organisatie of bedrijf. Het is  behoorlijk frustrerend als je hard heb gewerkt en het bestand of de data is plots verdwenen en niet meer terug te halen. Of een werknemer klikt per ongeluk in een phising e-mail. Door monitoring identificeer je bijvoorbeeld of de back-up succesvol is verlopen. Met als resultaat dat je data eenvoudig weer terug haalt.

5. Voorkom kostbare reparaties

Als er niet direct actie plaatsvindt bij een ICT probleem binnen je werkomgeving, ontwikkelt deze zich mogelijk al snel tot een ernstigere kwestie. Dat leidt tot meer schade en de oplossing is in zo’n geval ook een stuk duurder en ingrijpender. Denk aan een kostbare reparatie of misschien zelfs een nieuw apparaat. Monitoring is een belangrijke tool en helpt je om de prestaties van systemen en netwerken continu te volgen en problemen vroegtijdig te detecteren.

Zorg voor een goede strategie en monitoring systeem
Bij het monitoren van je ICT werkomgeving is het belangrijk om te zorgen voor een goede strategie en een geautomatiseerd monitoring systeem. In dit systeem volg je de meest belangrijke prestaties van netwerken en systemen automatisch en ontvang je een melding als de omgeving niet meer aan de gestelde eisen voldoet.

Kortom: Door het monitoren van je applicaties en systemen waarborg je de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van je ICT werkomgeving. Door dit proces dusdanig serieus aan te pakken, verbeter je de kwaliteit van je diensten, versterk je de concurrentiepositie, bespaar je kosten en werkt iedereen tevreden en efficiënt aan zijn of haar verantwoordelijkheden.